Jak ustalić właściciela działki bez księgi wieczystej?

22Wrz

Pojęcie wydania nieruchomości pojawia się przede wszystkim przy umowie sprzedaży, darowizny, najmu i dzierżawy. Co dokładnie oznacza ten termin i z jakimi obowiązkami jest on związany?

Każda nieruchomość w Polsce powinna mieć urządzoną własną księgę wieczystą. Dzięki niej możemy z łatwością ustalić kto jest jej właścicielem, pod warunkiem jednak, że znamy jej pełny numer. Czy można jednak sprawdzić właściciela bez dostępu do księgi wieczystej nieruchomości?

Urząd gminy jako źródło informacji

Nieruchomości dzielą się na gruntowe, budynkowe i lokalowe – każda z nich może być własnością zarówno osoby fizycznej, jak i prawnej. Podstawowym źródłem wiedzy o stanie prawnym nieruchomością jest jej księga wieczysta. Jeśli nie mamy możliwości ustalenia jej numeru dane właściciela działki, mieszkania lub budynku możemy ustalić w inny sposób – poprzez złożenie wniosku do właściwego urzędu gminy lub miasta o udostępnienie danych jednostkowych z rejestru mieszkańców oraz rejestru PESEL.

Informacje ewidencyjne stanowią źródło danych wrażliwych, co w praktyce oznacza, że wnioskodawca musi wykazać do czego potrzebna jest mu informacja o właścicielu nieruchomości. Przykładowo może to być chęć jej zakupu albo pilna potrzeba ustalenia danych właściciela nieruchomości celem zainicjowania wobec niego postępowania sądowego albo administracyjnego. Wniosek może zostać złożony tak naprawdę do dowolnego urzędu gminy lub miasta na terenie całej Polski – właściwość miejscowa w tym przypadku nie obowiązuje. Pismo składa się na formularzu, którego wzór można odnaleźć w internecie albo w każdym urzędzie gminy lub miasta. Pamiętajmy, że wniosek podlega stałej opłacie skarbowej w wysokości 31 zł, która powinna być uiszczona najpóźniej w dniu złożenia pisma (można to uczynić osobiście w urzędzie, przy pomocy listu poleconego albo skrzynki ePUAP).

Po przyjęciu wniosku urząd dokonuje jego analizy. Jeśli pismo będzie zawierało jakiekolwiek braki urzędnik wezwie wnioskodawcę do ich uzupełnienia w terminie 7 dni. Organ administracji ma 30 dni na wydanie decyzji w sprawie, gdy będzie ona skomplikowana termin ten wydłuża się o kolejny miesiąc, o czym wnioskodawca musi zostać poinformowany. Jeśli urząd przychyli się do złożonego wniosku wyda decyzję, w której znajdą się informacje na temat właściciela danej nieruchomości. W przypadku decyzji odmownej wnioskodawca będzie miał prawo do złożenia odwołania w zakreślonym terminie, o czym musi zostać pouczony na piśmie.

Ewidencja gruntów i budynków

Innym sposobem na uzyskanie informacji o właścicielu nieruchomości jest wystąpienie z wnioskiem o wydanie wypisu i wyrysu z ewidencji gruntów budynków. Jest ona prowadzona przez wydział geodezyjny i kartograficzny urzędu gminy lub miasta, który jest właściwy dla nieruchomości ze względu na jej miejsce położenia, względnie do właściwego starostwa powiatowego. Informacje o nieruchomości może uzyskać jej właściciel, osoba dysponująca nieruchomością albo podmiot, który wykaże interes prawny (powód) uzyskania stosownego dokumentu.

Wniosek o wydanie wypisu i wyrysu z ewidencji gruntów i budynków można złożyć w tradycyjnej formie pisemnej (osobiście lub listem poleconym) albo elektronicznie (przez skrzynkę ePUAP). Za elektroniczną wersję wypisu i wyrysu należy zapłacić 140 zł, przy wersji papierowej (drukowanej) będzie to koszt 150 zł (opłatę uiszcza się w kasie urzędu albo przelewem na właściwe konto bankowe gminy lub starostwa).

Termin na załatwienie sprawy jest podobny jak w przypadku wniosku o udostępnienie danych z rejestru ludności i wynosi 30 dni, przy czym przy skomplikowanych sprawach może zostać wydłużony do 2 miesięcy. Organ administracji ma prawo do wydania decyzji odmownej, jeśli uzna, że wnioskodawca nie jest właścicielem lub dysponentem nieruchomości albo nie uzasadnił potrzeby uzyskania stosownego dokumentu ewidencyjnego. W przypadku decyzji odmownej istnieje oczywiście możliwość zakwestionowania jej na drodze odwołania.

Wydruk z mapy zasadniczej

Mapa zasadnicza jest kolejnym dokumentem, który opisuje daną nieruchomość. Jej kopię można uzyskać w Powiatowym Ośrodku Dokumentacji Geodezyjnej i Kartografii, który jest właściwy dla położenia danej działki, jako dokument potrzebny np. do wniosku o wydanie warunków zabudowy. W zależności od tego jakie dane znajdą się na wydruku mapy wnioskodawca zapłaci różną opłatą skarbową – ceny zaczynają się od ok. 10 zł.

Aby uzyskać interesujący nas wydruk z mapy zasadniczej niezbędne jest złożenie wniosku o udostępnienie materiałów powiatowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego. Wypełniamy go na urzędowym formularzu P wraz z właściwym załącznikiem P1-P7. Wniosek można złożyć elektronicznie lub w formie tradycyjnej (osobiście w urzędzie lub przy pomocy listu poleconego).

Na miejscu realizowane są wnioski o wydanie mapy zasadniczej (w postaci elektronicznej i nieelektronicznej), dla których obszar realizacji w skali 1:500 nie przekracza formatu A3.
Wnioski na pozostałe materiały zasobu realizowane są w wyznaczonych terminach:

mapa ewidencji gruntów i budynków:
– w postaci elektronicznej – do 10 dni
– w postaci nieelektronicznej – do 10 dni
mapa zasadnicza:
– w postaci elektronicznej – do 10 dni
– w postaci nieelektronicznej – do 10 dni
zbiory danych bazy danych EGIB w postaci elektronicznej – do 10 dni
zbiory danych GESUT w postaci elektronicznej – do 10 dni
zbiory danych BDOT500 w postaci elektronicznej – do 10 dni
rejestr cen nieruchomości w postaci elektronicznej – do 10 dni
raporty tworzone na podstawie bazy danych EGiB (rejestry, kartoteki, skorowidze, wykazy, zestawienia)
– w postaci elektronicznej – do 10 dni
– w postaci nieelektronicznej – do 10 dni
inne materiały:
– kopie dokumentów uzasadniających wpisy do bazy danych operatu ewidencyjnego – do 20 dni
– dokumenty wchodzące w skład operatu technicznego – do 10 dni
– inne niewymienione – 10 dni

Terminy realizacji, liczone w dniach roboczych, mogą ulec zmianie w przypadku konieczności zaktualizowania zapisów dotyczących danej nieruchomości w bazach danych lub w zależności od wielkości zamówienia.

Informacja o stanie prawnym nieruchomości

Tak naprawdę informacja o stanie prawnym nieruchomości nie jest odrębnym sposobem na ustalenie jej właściciela a zbiorem danych na temat działku, budynku lub gruntu. Odnajdziemy ją przede wszystkim w księdze wieczystej, ewidencji gruntów i budynków, mapie zasadniczej oraz w miejscowym planie zagospodarowania przestrzennego. Stan prawny nieruchomości to jej aktualny status w świetle obowiązującego prawa, uwzględnia m.in. fakt istnienia hipoteki na nieruchomości lub innych ograniczonych praw rzeczowych, wielkość i dokładne położenie nieruchomości oraz dane jej właścicieli lub innego rodzaju posiadaczy.

Sąd Rejonowy i księgi wieczyste

Podstawowym źródłem wiedzy o nieruchomości jest księga wieczysta stanowiąca zbiór podstawowych informacji na temat gruntu, budynku lub mieszkania. Co do zasady każda nieruchomość powinna mieć urządzoną własną księgę wieczystą, jednak w praktyce zdarzają się wyjątki od tej zasady. Księgi wieczyste prowadzone są przez sądy rejonowe w formie tradycyjnej (papierowej) oraz elektronicznej.

Stosownie do przepisu art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 6 lipca 1982 roku o księgach wieczystych i hipotece, księgi wieczyste prowadzi się w celu ustalenia stanu prawnego nieruchomości; po myśli jej art. 3 ust. 1 i 2 domniemywa się, że prawo jawne z księgi wieczystej wpisane jest zgodnie z rzeczywistym stanem prawnym, a prawo wykreślone nie istnieje. Zatem jest to podstawowy dowód na istnienie prawa własności, którego niepodobna domniemywać. Brak księgi wieczystej nie pozwala na dowodzenie tego prawa innymi środkami odwodowymi.

Księga wieczysta zawiera cztery działy, z których:

pierwszy obejmuje oznaczenie nieruchomości oraz wpisy praw związanych z jej własnością;
drugi obejmuje wpisy dotyczące własności i użytkowania wieczystego;
trzeci przeznaczony jest na wpisy dotyczące ograniczonych praw rzeczowych, z wyjątkiem hipotek, na wpisy ograniczeń w rozporządzaniu nieruchomością lub użytkowaniem wieczystym oraz na wpisy innych praw i roszczeń, z wyjątkiem roszczeń dotyczących hipotek;
czwarty przeznaczony jest na wpisy dotyczące hipotek.

Księga wieczysta dla spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu zawiera cztery działy, z których:

pierwszy obejmuje oznaczenie lokalu lub domu jednorodzinnego oraz oznaczenie nieruchomości, z którą jest związany;
drugi obejmuje wpisy dotyczące osoby, której przysługuje spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu;
trzeci jest przeznaczony na wpisy ograniczeń w rozporządzaniu prawem oraz wpisy innych praw i roszczeń, z wyjątkiem roszczeń dotyczących hipotek;
czwarty jest przeznaczony na wpisy dotyczące hipotek.

Księgi wieczyste prowadzi się według ustalonych wzorów, obejmujących poszczególne działy księgi wieczystej. Wpis dotyczący osoby fizycznej uprawnionej według treści prawa lub roszczenia, lub osoby fizycznej, której roszczenie zostało zabezpieczone przez wpis ostrzeżenia, obejmuje jej imię (imiona) i nazwisko (nazwiska), numer PESEL, chyba że odrębne przepisy nie przewidują nadawania tego numeru, oraz imię ojca i imię matki.

W tym miejscu warto zaznaczyć, że ewidencja gruntów i budynków nie może przesądzać o prawie własności czy użytkowania wieczystego nieruchomości, bowiem jest rejestrem pochodnym względem rejestru ksiąg wieczystych, któremu winno się przypisać pierwszeństwo w zakresie wpisów ujawnionych w dziale drugim księgi wieczystej, tj. dotyczących własności i użytkowania wieczystego.

Przeglądanie ksiąg wieczystych jest w pełni darmowe – możemy to zrobić albo elektronicznie, albo osobiście w budynku sądu rejonowego, który prowadzi daną księgę. W obu przypadkach niezbędne jest jednak posiadanie numeru KW danej nieruchomości.

Podsumowanie

Ustalenie właściciela interesującej nas nieruchomości nie zawsze jest prostym zadaniem, szczególnie, gdy nie posiada ona żadnej księgi wieczystej lub nie mamy do niej dostępu. W takiej sytuacji zainteresowana osoba może wnioskować o wydanie wypisu i wyrysu z ewidencji gruntów i budynków, udostępnienie danych jednostkowych z rejestru mieszkańców oraz rejestru PESEL lub posiłkować się mapą zasadniczą, na której będzie uwidoczniona dana nieruchomość. W przypadku posiadania dostępu do księgi wieczystej sprawa jest znacznie prostsza, ponieważ w dziale II KW odnajdziemy wszystkie informacje na temat właścicieli nieruchomości (także tych, którzy zostali już wykreśleni z księgi).

Podstawy prawne

Ustawa o księgach wieczystych i hipotece
Rozporządzenie Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 27 lipca 2021 r. w sprawie ewidencji gruntów i budynków