Umowa najmu lokalu mieszkalnego

27Paź

Umowa najmu lokalu mieszkalnego może występować w kilku podstawowych formach. Każda z nich charakteryzuje się odmienną regulacją prawną i zakresem ochrony gwarantowanej właścicielowi nieruchomości. W jaki sposób dobrze wynająć mieszkanie i jakie formalności prawne się z tym wiążą?

Jakie są rodzaje umów wynajmu mieszkania?

Mieszkanie może zostać wynajęte na podstawie umowy najmu:

zwykłego – regulowanego odpowiednimi przepisami Kodeksu cywilnego,
okazjonalnego – wymagającego złożenia oświadczenia o poddaniu się egzekucji przez najemcę w formie aktu notarialnego. Ten rodzaj najmu jest regulowany przepisami ustawy z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego,
instytucjonalnego – gdy mieszkanie będzie przeznaczone do celów prowadzenia działalności gospodarczej, a nie dla zaspokajania potrzeb mieszkaniowych najemcy. Ten rodzaj najmu jest także regulowany przez ustawę o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego.

Jaka jest najlepsza umowa najmu?

Tak naprawdę każda z dostępnych form umowy najmu jest sobie równa, tzn. żadna z nich nie góruje nad drugą pod względem skuteczności czy ważności. O tym jaka umowa zostanie ostatecznie podpisana decydują jej strony. Przyjęło się, że umowa najmu okazjonalnego jest jednak nieco lepszą umową, niż ta uregulowana przez przepisy Kodeksu cywilnego, ponieważ udziela lepszej ochronie właścicielowi lokalu. W przypadku, gdy pojawi się konflikt pomiędzy stronami najmu właściciel nieruchomości będzie mógł szybciej pozbyć się niechcianego lokatora, niż gdyby zawarł najem w zwykłej formie.

Jak napisać umowę najmu mieszkania?

Umowa najmu nie wymaga zachowania formy aktu notarialnego, a więc oznacza to, że jej treść można przygotować samodzielnie w domu. Co ciekawe dotyczy to także najmu okazjonalnego oraz instytucjonalnego – w tych przypadkach notarialne musi być jedynie oświadczenie najemcy o poddaniu się egzekucji.

Zgodnie z treścią art. 659 KC przez umowę najmu wynajmujący zobowiązuje się oddać najemcy rzecz do używania przez czas oznaczony lub nieoznaczony, a najemca zobowiązuje się płacić wynajmującemu umówiony czynsz. Czynsz może być oznaczony w pieniądzach lub w świadczeniach innego rodzaju. Wśród podstawowych elementów umowy najmu powinny znaleźć się:

oznaczenie stron zobowiązania (wynajmującym jest właściciel lokalu, najemcą zaś ten, który bierze nieruchomość do czasowego korzystania),
opis przedmiotu najmu,
wskazanie czasu trwania umowy – najem może być zawarty zarówno na czas określony, jak i nieokreślony,
opisanie wysokości i sposobu płatności czynszu za najem,
oznaczenie wzajemnych praw i obowiązków najemcy i wynajmującego,
podpis stron.

Oprócz powyższych elementów w umowie najmu mogą znaleźć się także inne zapisy, m.in. wprowadzenie kar umownych, możliwości wcześniejszego rozwiązania umowy (z zachowaniem okresu wypowiedzenia lub bez), większego zakresu odpowiedzialności stron za nienależyte wykonywanie umowy. Pamiętajmy, że najemca i wynajmujący mogą kształtować swoją umowę dowolnie pod warunkiem, że nie narusza ona obecnie obowiązujących przepisów ani zasad współżycia społecznego. Żadna ze stron takiego zobowiązania nie może górować nad drugą.

Pamiętajmy, że umowa najmu nieruchomości lub pomieszczenia na czas dłuższy niż rok powinna być zawarta na piśmie. W razie niezachowania tej formy poczytuje się umowę za zawartą na czas nieoznaczony. Sąd Apelacyjny w Krakowie w wyroku z dnia 22 listopada 2016 r. (sygn. akt I ACa 898/16) zauważył, że dla zawarcia umowy najmu KC nie przewiduje żadnej formy szczególnej, której niezachowanie skutkuje nieważnością tej czynności prawnej, bowiem umowa najmu, której przedmiotem jest rzecz ruchoma, może być zawarta w dowolnej formie (pisemnej, ustnej), a nawet w sposób dorozumiany. Jedynie umowa najmu nieruchomości lub pomieszczenia na czas dłuższy niż rok powinna być stwierdzona pismem. W razie niezachowania tej formy umowę uważa się za zawartą na czas nieoznaczony (forma ad eventum).

Czy umowę najmu trzeba zgłosić do Urzędu Skarbowego?

Umowa najmu podlega opodatkowaniu niezależnie od formy, którą przyjmie. Podatnikiem w tym przypadku jest oczywiście wynajmujący, na którym ciąży obowiązek zgłoszenia zawartej umowy. Zgłoszenie takie powinno nastąpić do zasady bez zbędnej zwłoki, najlepiej w ciągu kilku dni od podpisania umowy najmu – maksymalny termin na dokonanie tej czynności to 14 dni licząc od chwili zawarcia zobowiązania. Właściwym urzędem skarbowym będzie ten, który jest położony najbliżej miejsca zamieszkania podatnika.

Pamiętajmy, że od 2022 r. jedyną dostępną formą opodatkowania najmu prywatnego dla nowych podatników jest ryczałt od przychodów ewidencjonowanych. W przypadku kontynowania umowy zawartej przed tą datą podatnicy mają możliwość korzystania jeszcze z opodatkowania na zasadach ogólnych, tj. przy wykorzystaniu skali podatkowej.

Co w sytuacji, gdy podatnik nie zgłosi najmu do urzędu skarbowego i nie będzie uiszczał podatków? Musi liczyć się z odpowiedzialnością finansową – jeśli najem zostanie wykryty przez urząd skarbowy to nałoży on karę pieniężną na wynajmującego oraz zobowiąże do zapłaty zaległego podatku wraz z odsetkami od nieterminowej płatności.

Jak napisać wypowiedzenie umowy najmu mieszkania?

Umowa najmu lokalu mieszkalnego może zostać wypowiedziana, choć wiele w tej kwestii zależy to od jej dokładnej treści i czasu na jaki została zawarta. W przypadku umów bezterminowych wypowiedzenie może nastąpić w zasadzie w każdej chwili, umowy terminowe można jednak wypowiadać wcześniej tylko, gdy stanowią o tym jej zapisy. W tym drugim przypadku konieczne jest wskazanie bardzo dokładnych przyczyn prawa do wypowiedzenia umowy – co ciekawe może ono przysługiwać tylko jednej ze stron zobowiązania. Podawanie samego prawa wypowiedzenia umowy najmu zawartej na czas określony bez wskazania konkretnych przyczyn wypowiedzenia jest bezskuteczne – taka umowa będzie niestety wiązała aż do końca jej okresu obowiązywania. Wyjątkiem od tej reguły jest pojawienia się ważnych i nadzwyczajnych zdarzeń, które uzasadnią wcześniejsze rozwiązanie takiej umowy.

W przypadku umowy najmu okazjonalnego lub instytucjonalnego możliwość wcześniejszego wypowiedzenia umowy została dużo bardziej ograniczona. Ustawa o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego wskazuje bowiem na konkretne okoliczności, które uzasadniają wcześniejsze rozwiązanie takiej umowy.

Niezależnie od powyższego jeśli w danej sprawie przysługuje prawo do wypowiedzenia umowy najmu mieszkania to powinno ono nastąpić w formie pisemnej. Oświadczenie strony, która wypowiada taką umowę musi zostać doręczone drugiej stronie, tak by bez przeszkód mogła się z nim zapoznać. Zwyczajowo robi się to za pośrednictwem listu poleconego, rzadziej poprzez osobiste wręczenie wypowiedzenia najemcy lub wynajmującemu. Wypowiedzenie powinno zawierać w swej treści:

datę i miejsce sporządzenia pisma,
oświadczenie strony umowy o jej wcześniejszym rozwiązaniu wraz z podaniem daty i rodzaju zawartej umowy najmu,
wskazanie terminu wypowiedzenia najmu,
odwołanie się do przyczyn uzasadniających wypowiedzenie umowy, warto w tym zakresie powołać się na konkretny zapis umowny lub odpowiedni przepis ustawy,
podpis strony składającej wypowiedzenie.

Kiedy wypowiedzenie umowy najmu jest bezskuteczne?

Nie każde wypowiedzenie umowy najmu będzie skuteczne. Jeśli mamy do czynienia z umową terminową, która nie przewiduje możliwości jej wcześniejszego rozwiązania to wypowiedzenie nie wywoła żadnych skutków prawnych – umowa będzie trwać w dalszym ciągu. Podobnie będzie w przypadku, gdy wypowiedzenie ma nastąpić z powodu zaległości czynszowych lub rachunkowych najemcy, gdy nie został on uprzedzony przez wynajmującego o obowiązku ich uregulowania. Właściciel lokalu musi w pierwszej kolejności wezwać najemcę do zapłaty, a dopiero, gdy ten nie spełni swojego obowiązku będzie mógł wypowiedzieć mu najem. Wezwanie do zapłaty musi być złożone w formie pisemnej.

W przypadku najmu okazjonalnego i instytucjonalnego wypowiedzenie umowy będzie bezskuteczne, gdy nastąpi z naruszeniem przepisów ustawy o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego, tj. gdy nastąpi na podstawie okoliczności, które nie zostały ujęte w przepisach tego aktu prawnego.

Jak skonstruować umowę najmu mieszkania dla cudzoziemca?

Stroną umowy najmu mieszkania może być nie tylko obywatel Polski, ale także i cudzoziemiec. W tym przypadku najważniejszą kwestią jest prawidłowe opisanie danych takiego najemcy. Z reguły obcokrajowcy nie posiadają dowodu osobistego ani numeru PESEL, więc konieczne staje się wpisanie danych identyfikacyjnych z posiadanego przez nich paszportu, względnie karty pobytu. Reszta postanowień umownych może pozostać bez zmian, tj. wynajmujący może traktować najemcę-cudzoziemca tak samo, jak w przypadku podpisania umowy z Polakiem. Co ważne skuteczność zawarcia umowy najmu nie jest tutaj uzależniona od pełnej legalizacji pobytu cudzoziemca w Polsce, tzn. nie musi on posiadać zezwolenia na pobyt w naszym kraju.

Umowa najmu mieszkania a podnajem

Niekiedy z umową najmu jest związany tzw. podnajem. Polega on w skrócie na przekazaniu mieszkania w dalszy najem przez najemcę. Zgodnie z treścią art. 668 KC najemca może rzecz najętą oddać w całości lub części osobie trzeciej do bezpłatnego używania albo w podnajem, jeżeli umowa mu tego nie zabrania. W razie oddania rzeczy osobie trzeciej zarówno najemca, jak i osoba trzecia są odpowiedzialni względem wynajmującego za to, że rzecz najęta będzie używana zgodnie z obowiązkami wynikającymi z umowy najmu. Stosunek wynikający z zawartej przez najemcę umowy o bezpłatne używanie lub podnajem rozwiązuje się najpóźniej z chwilą zakończenia stosunku najmu.

Jak wynika z powyższego konstrukcja najmu nie wyklucza możliwości oddania przez najemcę rzeczy najętej w całości lub w części osobie trzeciej do bezpłatnego używania albo w podnajem ( art. 668 KC), przy czym w przypadku, gdy przedmiotem najmu jest lokal, wymagana jest zgoda wynajmującego ( art. 688[2] KC). Oddanie rzeczy osobie trzeciej w podnajem wykracza jednak poza jej używanie przez najemcę, a tym samym nie można identyfikować braku zgody wynajmującego na podnajem z uniemożliwieniem najemcy używania rzecz. Można zauważyć, że oddanie rzeczy przez najemcę osobie trzeciej w podnajem prowadzi wręcz do zaprzestania używania rzeczy w dotychczasowy sposób przez najemcę, a używać rzeczy zaczyna podnajemca.

Przepis art. 668 § 1 KC nie ustanawia bezwzględnego zakazu oddawania rzeczy najętej w podnajem. Stanowi on jedynie, że umowa najmu może zabraniać zawierania z osobą trzecią umów przewidzianych w tym przepisie (oddawania do bezpłatnego używania lub w podnajem). Uregulowanie powyższe dotyczy stosunków między wynajmującym a najemcą, a nie między najemcą a osobą trzecią (podnajemcą).

Ponieważ zakaz zawierania umów podnajmu nie jest bezwzględny, lecz uzależniony od zgody wynajmującego (tak też stanowi § 12 umowy pozwanego z wynajmującym), zawarcie takiej umowy nie powoduje jej nieważności. Jest ona w stosunkach między najemcą (pozwanym) a osobą trzecią (powodem) ważna. Nie wiąże ona tylko wynajmującego, który może w takim przypadku, stosownie do art. 667 § 2 KC, bezzwłocznie rozwiązać umowę najmu. Wynajmujący może jednak taką umowę uznać w sposób wyraźny lub dorozumiany i wówczas pozycja jego jest taka sama, jak w przypadku braku zakazu.

Podsumowanie

Umowa najmu lokalu mieszkalnego może przybrać różne formy, przy czym jej wybór zależy tak naprawdę od stron takiego kontraktu. Niezależnie od postaci jaką przyjmie najem musi być jednak zgłoszony do urzędu skarbowego celem opodatkowania – obowiązek ten spoczywa zawsze na wynajmującym. Umowa najmu może być wcześniej wypowiedziana, choć w przypadku zobowiązań o charakterze okresowym konieczne jest w tym celu wskazanie konkretnych przyczyn wypowiedzenia w treści danej umowy.

FAQ

Jak zarejestrować umowę najmu mieszkania w urzędzie skarbowym?

Zgłoszenie najmu do urzędu skarbowego nie wymaga stosowania żadnych druków lub gotowych formularzy. Podatnik może to zrobić osobiście we właściwym urzędzie lub pisemnie podając najważniejsze informacje dotyczące umowy najmu (może także przesłać do urzędu kopię takiej umowy).

Kiedy umowa najmu mieszkania przechodzi na czas nieokreślony?

Zgodnie z obowiązującymi przepisami najem zawarty na czas dłuższy niż lat dziesięć poczytuje się po upływie tego terminu za zawarty na czas nie oznaczony. Najem zawarty między przedsiębiorcami na czas dłuższy niż lat trzydzieści poczytuje się po upływie tego terminu za zawarty na czas nieoznaczony.

Kiedy można wypowiedzieć umowę najmu mieszkania?

Najem może zostać wypowiedziany w każdym czasie, gdy umowa została zawarta na czas nieokreślony. W przypadku umów terminowych jest to możliwe wyłącznie, gdy kontrakt zawiera przyczyny uzasadniające wcześniejsze wypowiedzenie lub gdy następuje to z ważnych powodów.