Co z tymi podpisami – zaufany, kwalifikowany, ePUAP, własnoręczny?

17Lut

W prawie podpis może być własnoręczny lub elektroniczny. Z kolei ten elektroniczny może być podpisem zaufanym albo podpisem kwalifikowanym.

Czym się różnią te dwie formy elektronicznego podpisywania dokumentów? Czy to bez znaczenia czy dokument elektroniczny podpiszesz podpisem zaufanym czy kwalifikowanym podpisem elektronicznym? Poniżej rozwiewamy najczęściej pojawiające się wątpliwości.

Podpis zaufany, profil zaufany, ePUAP – czyli co?

Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne wyprowadziła elektroniczną platformę usług administracji publicznej – ePUAP. Jest to bezpłatna platforma umożliwiająca kontakt z urzędami. Za jej pomocą można wysyłać wnioski lub pisma oraz odbierać pisma z urzędów.

Profil zaufany jest bezpłatnym narzędziem umożliwiającym kontakt elektroniczny z organami administracji. Możliwość założenia profilu zaufanego ma każda osoba fizyczna posiadająca numer PESEL. Profil zaufany może założyć osoba mającą pełną lub ograniczoną zdolność do czynności prawnej. Od momentu założenia profil zaufany ważny jest przez trzy lata i można go przedłużać o kolejne trzy.

Profil zaufany umożliwia dwie rzeczy:

  • potwierdzanie tożsamości w systemach elektronicznej administracji,
  • podpisywanie dokumentów podpisem zaufanym.

Jak wspomniano z posiadając profili zaufany, a tym samy również możliwość składania podpisu zaufanego, wiele spraw urzędowych można załatwić online. Również samo założenie profilu zaufanego nie wymaga wychodzenia z domu, bowiem można go założyć online np. przy pomocy konta bankowego. Posiadając profil zaufany można przykładowo:

  • pobrać zaświadczenie o niekaralności z Krajowego Rejestru Karnego,
  • załatwiać sprawy związane z ubezpieczeniem pracowników na PUE ZUS,
  • obsługiwać swoje konto w Systemie BDO (baza danych o produktach i opakowaniach oraz o gospodarce odpadami)
  • składać wnioski o zezwolenie na pracę cudzoziemca,
  • składać wniosek o ochronę wynalazku, wzoru użytkowego, wzoru przemysłowego albo znaku towarowego za pomocą Platformy Usług elektronicznych Urzędu Patentowego RP
  • zarejestrować, zlikwidować, zawiesić lub wznowić działalność gospodarczą rejestrowaną w CEIDG.

Kwalifikowany podpis elektroniczny

Kwalifikowany podpis elektroniczny ma o wiele szersze zastosowanie niż wspomniany wcześniej podpis zaufany. Ma taką samą moc prawną jak podpis własnoręczny. Podpis kwalifikowany jest poświadczony specjalnym certyfikatem kwalifikowanym umożlwiającym weryfikację osoby składającej podpis. Jest to narzędzie odpłatne – podpis kwalifikowany należy zakupić od  certyfikowanego dostawcy (lista dostępna na stronie Narodowego Centrum Certyfikacji – https://www.nccert.pl/uslugi.htm ).

Istotnym odróżnieniem kwalifikowanego podpisu elektronicznego od podpisu zaufanego jest fakt, iż podpis kwalifikowany może być używany nie tylko do kontaktu z urzędami. Dopuszczalny jest przez prawo również w wielu innych sytuacjach, m.in. umożliwia:

  • zdalne zawieranie umów cywilnoprawnych,
  • składanie deklaracji podatkowych drogę elektroniczną do urzędu skarbowego (deklaracji nie można podpisać podpisem zaufanym),
  • podpisywanie i składanie sprawozdań finansowych do Krajowego Rejestru Sądowego,
  • składanie Jednolitego Pliku Kontrolnego (JPK),
  • zawieranie umów oraz udział w aukcjach na elektronicznych platformach przetargowych.
  • korzystanie z Platformy Usług Elektronicznych ZUS (PUE ZUS).

W art. 78(1)  kodeksu cywilnego wprowadzono tzw. formę elektroniczną czynności prawnej – oświadczenie woli można złożyć w postaci elektronicznej i opatrzyć je kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej. W praktyce oznacza to, że kwalifikowany podpis elektroniczny ma taką samą moc prawną jak podpis własnoręczny. Wszędzie tam gdzie przepisy wymagają zachowania formy pisemnej można użyć dokumentu elektronicznego (np. umowa w formacie pdf) i podpisać go za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Umożliwia to m.in. zawieranie umów na odległość. Wszystkie umowy, które nie wymagają formy szczególnej (np. formy aktu notarialnego) można opatrzyć podpisem kwalifikowanym.

Posiadanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego jest również bardzo przydatne dla pracodawców, bowiem dzięki niemu na odległość można zawrzeć umowę o pracę a także ją wypowiedzieć lub rozwiązać bez wypowiedzenia (warunkiem jest podpisanie dokumentu kwalifikowanym podpisem elektronicznym i wysłanie jej na adres mail pracownika – co potwierdza wyrok SN z dnia 24 sierpnia 2009 r., sygn. I PK 58/09). Możliwość elektronicznego wypowiadania umów o pracę jest szczególnie przydatna  w dobie panującej pandemii.

Niezwykle ważne dla wszystkich przedsiębiorców chcących uzyskać wsparcie z tzw. Tarczy Finansowej 2.0. Polskiego Funduszu Rozwoju, jest to, iż w regulaminie wspomnianej tarczy zastrzeżono, iż pełnomocnictwo osoby upoważnionej do składania wniosku lub oświadczeń woli w imieniu danego przedsiębiorcy powinno zostać: podpisane przez osobę/y umocowaną/e do działania w imieniu Beneficjenta przy wykorzystaniu Kwalifikowanego Podpisu Elektronicznego (podpis powinien zostać zamieszczony wewnątrz pliku w formacie PAdES, natomiast nie może być w formacie XAdES). Pełnomocnictwo to należy złożyć wraz w wnioskiem o udzielenie subwencji.

Jak widać posiadanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego ułatwia funkcjonowanie i zwiększa możliwości przedsiębiorcy do prowadzenia swoich spraw online. Może być szczególnie pomocne w czasie panującej pandemii koronawirusa.

Porozmawiaj z autorem

Aneta Żernicka

aplikant radcowski

azernicka@jczkancelaria.pl +48 880090503

Mogą Cię zainteresować

18Maj

Postojowe + spółka jawna = problem

Postojowe + spółka jawna = problem

25Mar

Skąd i jak pozyskać środki na start swojego biznesu – część trzecia

Skąd i jak pozyskać środki na start swojego biznesu – część trzecia
wszystkie wpisy